POLITYKA PRYWATNOŚCI

§1. DEFINICJE

a. Administrator – KFB Technologies Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, Mydlana 7, 51-502 Wrocław; NIP: 8951956972; KRS: 0000336485; REGON: 021059652.
b. Dane osobowe – wszelkie informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania, bezpośrednio lub pośrednio, na podstawie m.in. identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, adres e-mail, numer telefonu, adres zamieszkania, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy IP, wizerunek czy informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookie oraz innej podobnej technologii.
c. Klient – podmiot, z którym KFB zawarła Umowę.
d. Platforma – platforma cyfrowa dostępna w sieci Internet pod adresem app3.rafa-imp.com za pośrednictwem przeglądarki internetowej, obsługiwana i administrowana przez Administratora.
e. Polityka – niniejsza polityka prywatności.
f. Przedstawiciele – osoby fizyczne, które reprezentują Klienta lub które są osobami kontaktowymi w związku z zawarciem i realizacją Umowy.
g. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
h. Strona internetowa – witryna internetowa dostępna pod adresem rafa-imp.com za pośrednictwem przeglądarki internetowej, obsługiwana i administrowana przez Administratora.
i. Umowa – umowa zawarta pomiędzy Klientem a Administratorem obejmująca w szczególności usługę dostępu do Platformy.
j. Użytkownik – każda osoba fizyczna, która korzysta ze Strony Internetowej bądź uzyskuje dostęp do Platformy, przegląda jej zawartość lub korzysta z dostępnych w niej usług i funkcjonalności, niezależnie od stopnia i częstotliwości ich wykorzystania.

§2. KONTAKT Z ADMINISTRATOREM

Z Administratorem można się skontaktować:
a. na adres e-mail: info@rafa-imp.com lub
b. pod adresem korespondencyjnym: ul. Mydlana 7, 51-502 Wrocław.

§3. CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

ZAWARCIE I REALIZACJA UMOWY
Administrator przetwarza Dane osobowe Przedstawicieli:
a. w celu zawarcia i wykonania Umowy – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na realizacji Umowy zawartej pomiędzy Administratorem a Klientem;
b. wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w tym obowiązków podatkowych i rachunkowych – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do realizacji obowiązków wynikających z właściwych przepisów prawa (art. 6 ust.1 lit. c RODO);c. ustalania, dochodzenia i obrony roszczeń - podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na obronie jego interesów gospodarczych. Dane osobowe Przedstawicieli obejmujące imię, nazwisko, adres e-mail i numer telefonu, zostały udostępnione Administratorowi przez Klienta, którego reprezentuje dany Przedstawiciel w związku z zawarciem lub wykonaniem Umowy.

KORZYSTANIE Z PLATFORMY
Administrator przetwarza Dane osobowe Użytkowników:
a. w celu świadczenia usług drogą elektroniczną polegających na umożliwieniu Użytkownikom korzystania z funkcjonalności i usług dostępnych w ramach Platformy – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
b. w przypadku Użytkowników zarejestrowanych - w celu świadczenia usług związanych z prowadzeniem i obsługą konta na Platformie – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
c. w celu realizacji obowiązków ustawowych ciążących na Administratorze – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
d. w celu obsługi korespondencji i udzielania odpowiedzi na zadane pytania – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na udzielaniu odpowiedzi na kierowane do niego zapytania; w zakresie danych podanych w zapytaniach fakultatywnie, podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
e. w celu obsługi reklamacji - podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), której dotyczy reklamacja;
f. w celach analitycznych i statystycznych polegający na prowadzeniu analiz i statystyk aktywności Użytkowników na Platformie w celu doskonalenia oferowanych przez Administratora funkcjonalności i usług – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda Użytkownika na wykorzystanie cookies oraz innych narzędzi analitycznych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
g. w celu przeciwdziałania nadużyciom - podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na wykrywaniu i eliminacji nadużyć na Platformie;
h. w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit.f RODO), polegający na ochronie jego praw.
Jeśli korzystając z Platformy, Użytkownik przekaże Dane osobowe osoby trzeciej, Administrator przetwarza Dane osobowe tej osoby trzeciej, przekazane mu przez Użytkownika, w celu świadczenia usług drogą elektroniczną polegających na umożliwieniu Użytkownikom korzystania z funkcjonalności i usług dostępnych w ramach Platformy. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym przypadku prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na umożliwieniu
Użytkownikom korzystania z funkcjonalności i usług dostępnych w ramach Platformy. Jeśli Użytkownik opublikuje na Platformie Dane osobowe innej osoby, może to zrobić wyłącznie wtedy, gdy nie narusza to obowiązujących przepisów prawa ani praw osobistych tej osoby.

KORZYSTANIE ZE STRONY INTERNETOWEJ
Administrator przetwarza Dane osobowe Użytkowników:
a. w celu świadczenia usług drogą elektroniczną polegających na umożliwieniu Użytkownikom korzystania z funkcjonalności i usług dostępnych na Stronie internetowej – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
b. w celu obsługi korespondencji i udzielania odpowiedzi na zadane pytania – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na udzielaniu odpowiedzi na kierowane do niego zapytania; w zakresie danych
podanych w zapytaniach fakultatywnie, podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
c. w celach analitycznych i statystycznych polegający na prowadzeniu analiz i statystyk aktywności 

Użytkowników na Stronie internetowej w celu doskonalenia oferowanych przez Administratora funkcjonalności i usług – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda Użytkownika na wykorzystanie cookies oraz innych narzędzi analitycznych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
d. w celu dopasowania reklam własnych i partnerów na Stronie internetowej – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda Użytkownika na wykorzystanie cookies oraz innych narzędzi marketingowych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
e. w celu przeciwdziałania nadużyciom - podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na wykrywaniu i eliminacji nadużyć na Stronie internetowej;
f. w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ochronie jego praw.
Jeśli korzystając ze Strony internetowej, Użytkownik przekaże Dane osobowe osoby trzeciej, Administrator przetwarza Dane osobowe tej osoby trzeciej, przekazane mu przez Użytkownika, w celu świadczenia usług drogą elektroniczną polegających na umożliwieniu Użytkownikom korzystania z funkcjonalności i usług dostępnych w ramach Strony internetowej. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym przypadku prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na umożliwieniu Użytkownikom korzystania z funkcjonalności i usług dostępnych w ramach Strony internetowej.
Jeśli Użytkownik opublikuje na Stronie internetowej Dane osobowe innej osoby, może to zrobić wyłącznie wtedy, gdy nie narusza to obowiązujących przepisów prawa ani praw osobistych tej osoby.

§4. DOBROWOLNOŚĆ PODANIA DANYCH OSOBOWYCH

Podanie Danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do korzystania z usług świadczonych przez Administratora lub do uzyskania odpowiedzi na kierowane do Administratora zapytania.

§5. OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania.
Zasadniczo okres ten obejmuje okres realizacji Umowy, czas świadczenia danej usługi (w tym okres posiadania aktywnego konta na Platformie) lub trwa do momentu wycofania zgody lub zgłoszenia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania, jeśli podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora.
W przypadku plików cookies oraz innych narzędzi analitycznych i marketingowych Administrator przechowuje Dane osobowe do upływu żywotności poszczególnych plików cookie opisanych w banerze cookies, do momentu, w którym Użytkownik usunie je ze swojego urządzenia lub cofnie wyrażoną zgodę.
Okres przetwarzania może zostać przedłużony, jeśli jest to niezbędne do dochodzenia, ustalenia lub obrony przed roszczeniami. Po jego upływie dane będą przetwarzane wyłącznie w zakresie wymaganym przez prawo. Po zakończeniu przetwarzania Dane osobowe zostaną trwale usunięte lub zanonimizowane.

§6. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

W ramach realizacji celów przetwarzania, wskazanych w §3. powyżej, Dane osobowe Użytkowników mogą być przekazywane zewnętrznym podmiotom, świadczącym usługi na rzecz Administratora, w tym dostawcom usług IT, dostawcom usług analitycznych oraz podmiotom świadczącym usługi księgowe i doradcze.
Administrator zastrzega sobie również prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących osób korzystających z Platformy oraz Strony internetowej właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej (zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa).

§7. PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTW TRZECICH

Administrator przekazuje dane poza EOG wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne i możliwe przy zachowaniu odpowiednich zabezpieczeń. W praktyce oznacza to m.in.:
a. nawiązywanie współpracy z podmiotami zlokalizowanymi w państwach, które – decyzją Komisji Europejskiej – oferują wystarczający poziom ochrony Danych osobowych. W niektórych przypadkach konieczne może być, by dany podmiot uczestniczył w uznanych przez Komisję programach międzynarodowych, zobowiązujących go do stosowania unijnych standardów (więcej informacji można znaleźć tutaj);
b. korzystanie z tzw. standardowych klauzul umownych (SCC), które są oficjalnie zatwierdzone przez Komisję Europejską. Klauzule te, wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, zapewniają, że dane będą chronione w sposób porównywalny z zasadami obowiązującymi na terenie UE (szczegóły SCC dostępne są tutaj).
W związku z realizacją celów opisanych w niniejszej Polityce, Dane osobowe Użytkowników mogą być przekazywane poza EOG w następujących przypadkach:
a. w związku ze stosowaniem na Stronie internetowej narzędzi: Google Analytics, Google Tag Manager oraz YouTube, Dane osobowe Użytkowników mogą być przekazywane do Google LLC. z siedzibą w USA. Przekazywanie Danych osobowych do dostawcy odbywa się w oparciu o decyzję o adekwatności, o której mowa w lit. a powyżej, w związku z uzyskaniem przez tego dostawcę wpisu na listę podmiotów samo-certyfikowanych w ramach programu Data Privacy
Framework;
b. w związku ze stosowaniem na Stronie internetowej oraz na Platformie narzędzia Microsoft Clarity, Dane osobowe Użytkowników mogą być przekazywane do Microsoft Corporation z siedzibą w USA. Przekazywanie Danych osobowych do dostawcy odbywa się w oparciu o decyzję o adekwatności, o której mowa w lit. a powyżej, w związku z uzyskaniem przez tego dostawcę wpisu na listę podmiotów samo-certyfikowanych w ramach programu Data Privacy Framework;
c. w związku ze stosowaniem na Stronie internetowej narzędzia Calendly, Dane osobowe Użytkowników mogą być przekazywane do Calendly LLC z siedzibą w USA. Przekazywanie Danych osobowych do dostawcy odbywa się w oparciu o decyzję o adekwatności, o której mowa w lit. a powyżej, w związku z uzyskaniem przez tego dostawcę wpisu na listę podmiotów samo-certyfikowanych w ramach programu Data Privacy Framework;
d. w związku ze stosowaniem na Stronie internetowej narzędzia Linkedin Insight Tag, dostawca tego narzędzia (LinkedIn Ireland Unlimited Company z siedzibą w Irlandii) może przekazywać Dane osobowe innym podmiotom mającym siedzibę poza EOG. Przekazywanie Danych osobowych odbywa się w oparciu o decyzję o adekwatności, o której mowa w lit. a powyżej, w związku z uzyskaniem przez tego dostawcę wpisu na listę podmiotów samo-certyfikowanych w ramach programu Data Privacy Framework, jak i w oparciu o standardowe klauzule umowne (SCC), o których mowa w lit. b powyżej.

§8. PRAWA UŻYTKOWNIKÓW

Osobom, których dane przetwarzamy przysługuje prawo: 
a. wycofania zgody w dowolnym momencie w przypadku, gdy podstawą prawną przetwarzania Danych osobowych jest zgoda (wycofanie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem); 
b. dostępu do Danych osobowych oraz otrzymania ich kopii; 
c. sprostowania Danych osobowych lub ich uzupełnienia; 
d. żądania usunięcia Danych osobowych w przypadkach przewidzianych prawem; 
e. żądania ograniczenia przetwarzania Danych osobowych; 
f. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby, której dane przetwarza Administrator; 
g. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych; 
h. otrzymania od Administratora Danych osobowych w ustrukturyzowanym formacie oraz przenoszenia Danych osobowych do innego administratora; 
i. wniesienia skargi do organu nadzorczego (w Polsce: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych). 
Aby skorzystać z tych uprawnień, należy skontaktować się z Administratorem na dane kontaktowe z §2. powyżej bądź skontaktować się z właściwym organem nadzorczym.  

§9. NARZĘDZIA ANALITYCZNE I MARKETINGOWE 

Administrator wykorzystuje pliki cookies następujących kategorii: niezbędne, funkcjonalne, analityczne I marketingowe:
a. pliki cookie niezbędne – pliki techniczne, które są niezbędne, aby Strona internetowa mogła funkcjonować w prawidłowy sposób;
b. pliki cookie funkcjonalne – pliki służące do zapamiętywania ustawień dopasowujących Stronę internetową do wyborów Użytkowników;
c. pliki cookie analityczne – pliki służące do mierzenia efektywności działań marketingowych oraz ulepszania funkcjonowania Strony internetowej;
d. pliki cookie marketingowe – pliki służące do profilowania reklam wyświetlanych na zewnętrznych serwisach internetowych stosownie do preferencji Użytkowników.
Szczegółowe informacje na temat plików cookies wykorzystywanych w ramach danej kategorii (w tym informacje o nazwie i celu wykorzystywania danego pliku cookie oraz okresie jego wygaśnięcia) Użytkownik może uzyskać w ramach bannera cookie wyświetlanego na Stronie internetowej oraz na Platformie.
Wykorzystywanie plików cookies innych niż niezbędne do wyświetlania Strony internetowej oraz Platformy tj. funkcjonalnych, analitycznych i marketingowych wymaga wyrażenia odrębnych zgód przez Użytkownika.
Użytkownik może wyrazić odrębne zgody na stosowanie funkcjonalnych, analitycznych i marketingowych plików cookies za pomocą bannera cookies służącego do zarządzania plikami cookies, który wyświetla się po wejściu na Stronę internetową oraz na Platformę. Użytkownik może zarządzać udzielonymi zgodami, w tym wycofać udzielone zgody w każdym momencie poprzez wywołanie bannera cookie i zmianę ustawień.
Użytkownik może także w każdej chwili usunąć pliki cookie z pozycji ustawień swojej przeglądarki. Informacje, jak to zrobić z poziomu różnych przeglądarek, można znaleźć poniżej:
a. Google Chrome
b. Mozilla Firefox
c. Safari
d. Internet Explorer
Administrator stosuje narzędzia i rozwiązania w celach analitycznych i marketingowych na Stronie internetowej oraz na Platformie. Podstawowe informacje na temat tych narzędzi znajdują się poniżej. 

Szczegółowe dane w tym zakresie można znaleźć w polityce prywatności konkretnego partnera.
a. Google Analytics 
Pliki cookies Google Analytics są wykorzystywane przez firmę Google do analizy sposobu korzystania z serwisu przez użytkownika, tworzenia statystyk oraz raportów dotyczących funkcjonowania serwisu. Google nie wykorzystuje zebranych danych do identyfikacji użytkownika ani nie łączy tych informacji w celu umożliwienia identyfikacji. Szczegółowe informacje na temat zakresu i zasad zbierania danych w ramach tej usługi dostępne są tutaj: https://policies.google.com/technologies/ads?hl=pl  
b. Google Tag Manager 
Narzędzi umożliwiające łatwe zarządzanie tagami i skryptami na stronie bez ingerencji w kodźródłowy. Administratorzy wykorzystują go do sprawnego wdrażania narzędzi analitycznych i marketingowych. Szczegółowe informacje na temat zakresu i zasad zbierania danych w ramach tej usługi dostępne są tutaj: https://policies.google.com/privacy?hl=pl
c. Microsoft Clarity
Narzędzie do analizy zachowań użytkowników za pomocą map kliknięć i nagrań sesji. Administrator używają go, aby identyfikować problemy z użytecznością i poprawiać prawidłowe korzystanie z Platformy i Strony internetowej. Szczegółowe informacje na temat zakresu i zasad zbierania danych w ramach tej usługi dostępne są tutaj: https://clarity.microsoft.com/privacy
d. Calendly
Narzędzie to umożliwia umawianie spotkań i synchronizację kalendarzy na Stronie internetowej. Użytkownicy chcąc umówić spotkanie wskazują dostępny termin w kalendarzu oraz zostawiają swoje Dane osobowe umożliwiające późniejszy kontakt. Szczegółowe informacje na temat zakresu i zasad zbierania danych w ramach tej usługi dostępne są tutaj: https://calendly.com/legal/privacy-notice
e. Linkedin Insight Tag
Narzędzie monitorujące, które zbiera dane o użytkownikach odwiedzających stronę z LinkedIn.
Administratorzy używają go do analityki, mierzenia konwersji i kierowania reklam. Szczegółowe informacje na temat zakresu i zasad zbierania danych w ramach tej usługi dostępne są tutaj: https://www.linkedin.com/help/lms/answer/a489169?lang=pl-PL
f. YouTube
Na Stronie internetowej osadzane mogą być materiały wideo pochodzące z platformy YouTube. Odtwarzanie takiego materiału może wiązać się z przetwarzaniem danych przez dostawcę platformy YouTube – Google. Szczegółowe informacje na temat zakresu i zasad zbierania danych w ramach tej usługi dostępne są tutaj: https://policies.google.com/privacy?hl=pl

§10. PROFILE W MEDIACH SPOŁECZNOŚCIOWYCH

Administrator prowadzi swoje oficjalne profile na różnych portalach społecznościowych (np. LinkedIn, YouTube). Jeśli Użytkownik odwiedza profile Administratora i wchodzi z nimi w interakcje (np. publikuje posty lub komentarze), Administrator przetwarza Dane osobowe Użytkowników w celu prowadzenia profili i komunikacji z Użytkownikami. Takie przetwarzanie oparte jest na prawnie uzasadnionym interesie Administratora polegającym na promowaniu własnej marki oraz informowaniu o ofercie produktów i usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane osobowe są przetwarzane do momentu wyrażenia przez Użytkownika skutecznego sprzeciwu lub zakończenia obserwowania profilu na
danym portalu społecznościowym. Podczas korzystania przez Użytkowników z profili Administrator przetwarza wyłącznie Dane osobowe, które zostaną ujawnione publicznie (np. komentarze). Dostawcy portali społecznościowych (np. Linkedin, Google) również przetwarzają Dane osobowe – zakres i cele przetwarzania Danych osobowych mogą być inne niż w przypadku Administratora. Informacje na temat przetwarzania Danych osobowych przez dostawców portali społecznościowych znajdziesz w ich politykach prywatności.

§11. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana. Aktualna wersja Polityki została przyjęta i obowiązuje od 17 listopada 2025 r.